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Freigegebene Postfächer in Outlook
Freigegebene Postfächer gibt es schon sehr lange in Outlook. Aber wie nutzt du sie mit dem neuen Outlook oder im Web? Der Vollständigkeit halber werde ich gerne die Nutzung eines freigegebenen Postfachs im bisherigen „alten“ Outlook darstellen. Denn die Handhabung der freigegebenen Postfächer im Vergleich zwischen neuem und altem Outlook ist doch sehr unterschiedlich.
Es ist – wie so oft im Leben – ein zunächst neuer „mühsamer“ Weg, an den du dich erst gewöhnen musst. Aber ich kann jetzt schon vorwegnehmen, dass die Nutzung von freigegebenen Postfächern im neuen Outlook viel intuitiver ist. Letztlich ist es für den Benutzer und die IT-Administration einfacher und vor allem: Sicherer!
Warum überhaupt Postfächer freigeben?
Stelle dir einfach vor, du möchtest die Kommunikation, zum Beispiel bezüglich aller Rechnungen über ein Postfach regeln, dass nicht dein eigenes ist. Dabei ist es wiederum egal, ob du Einzelunternehmer oder in einer Firma angestellt bist.
Und ab und an ist es sicherlich notwendig, im Namen der „Rechnungen“ eine E-Mail schreiben zu können, beziehungsweise zu müssen. Denn die Nutzung einer „Microsoft 365 Gruppe“ ist zwar für den Empfang geeignet, jedoch nicht für den namentlichen Versand.
Oder stelle dir vor, du möchtest sozusagen einen „virtuellen Empfang“ – also eine „Info“-Adresse in einem Postfach sammeln, so dass sie von einer Gruppe von Personen in diesem Namen beantwortet werden können.
Selbstverständlich ließen sich diese sowie weitere Anwendungsfälle auflisten:
- Freigegebenes Postfach für Rechnungen
- Freigegebenes Postfach für allgemeine Anfragen
- Freigegebenes Postfach für den Support
- Freigegebenes Postfach für den Kundenservice
- Freigegebenes Postfach für die Personalabteilung
- u.v.m.
Darüber hinaus wäre eine weitere Automatisierung mit diesen Postfächern mittels Microsoft Power Plattform möglich, die so zu sagen „automatisch“ Teil deiner Microsoft 365 Lizenz ist.
Apropos Lizenz:
Die Nutzung eines freigegebenen Postfachs ist für dich kostenfrei. Es benötigt keine separate Microsoft 365 Lizenz. So kann beispielsweise ein Einzelunternehmer mit nur einer Lizenz gleichzeitig noch mehrere freigegebene Postfächer nutzen.
Voraussetzungen
Eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen für das Anwenden von freigegebenen Postfächern ist die Nutzung von Microsoft 365, beziehungsweise Microsoft Exchange. Das bedeutet, mit einem Microsoft 365 Family Abonnement geht es leider nicht.
Dabei spielt es keine Rolle, ob du Anwender in einer größeren Firma mit Enterprise-Lizenzen bist, oder Einzelunternehmer mit nur einem Microsoft 365 Business Konto. Wobei es tatsächlich schon mit einer Microsoft 365 Business Basic Lizenz nutzbar ist. Denn da gehört Microsoft Exchange bereits dazu.
Siehe auch: Microsoft 365-Pläne vergleichen | Microsoft 365
Eine weitere Voraussetzung ist die Nutzung der Microsoft Zentral-Administration. Wenn du Einzelunternehmer bist, wirst du dich eh schon damit beschäftigt haben. Als Anwender in einem größeren Unternehmen ist es die Aufgabe der „IT-Abteilung“, beziehungsweise der IT-Administratoren, ein neues, eigenständiges freigegebenes Postfach einzurichten.
Den Sonderfall der „Vertretung“ einer Kollegin / eines Kollegen lasse ist bei diesem Blog-Artikel außen vor.
Freigegebenes Postfach erstellen
Wie schon eingangs erwähnt, benötigst du für die Erstellung eines neuen freigegebenen Postfachs die Zentral-Administration von Microsoft 365. Im Folgenden erhältst du die schrittweise Anleitung durch die Menüs der Microsoft 365 Cloud Oberfläche.
Zentral Administration öffnen.
Alle weiteren Menüeinträge mit Klick auf „Alle anzeigen“ einblenden.
Nach unten scrollen und „Exchange“ auswählen.
Im neu geöffneten Exchange Admin Center sollten nun bereits die Postfächer (A) geöffnet sein. Klicke auf „Freigegebenes Postfach hinzufügen“ (B).
Nun füllst du die Felder für den Anzeigenamen (A) und E-Mail-Adresse (B) aus und wählst die zu verwendende Domäne (C).
Anschließend klickst du unten auf die Schaltfläche „Erstellen“.
Sollte danach eine Fehlermeldung erscheinen (siehe Bild), ist der wahrscheinlichste Grund, dass es bereits eine Microsoft 365 Gruppe oder ein Postfach mit diesem Namen gibt.
Im Erfolgsfall wird die Meldung wie im Bild zu sehen, angezeigt. Jetzt kannst du mit einem Klick auf den Link „Diesem Postfach Benutzer hinzufügen“ genau das tun.
Klicke nun auf „Mitglieder hinzufügen“, um anschließend die „Vertreter“ dieses freigegebenen Postfachs in deiner Organisation auszuwählen.
Selbstverständlich kannst du direkt mehrere „Vertreter“ auswählen, oder dies später noch erweitern. Klicke zur Bestätigung auf die Schaltfläche „Speichern“.
Abschließend bestätigst du die „Stellvertretungsberechtigungen“ mit der Schaltfläche unten „Bestätigen“.
Beachte bitte den Hinweis zum Schluss, dass es bis zu 60 Minuten dauern kann, bis die Änderung für dich und deine „Postfach-Erweiterung“ angekommen ist.
Jedenfalls ist hiermit die Einrichtung des freigegebenen Postfachs über die Zentral-Administration abgeschlossen. Nun können wir uns den verschiedenen Handhabungen der Outlook Oberflächen widmen.
Nutzung im alten Outlook
Das bisherige Outlook von Microsoft 365 (Stand Dez. 2023) hat die Angewohnheit, dass freigegebene Postfächer als zusätzliches Postfach in der Liste deiner Konten angezeigt werden. Das bedeutet, wenn du nicht nur dein Microsoft 365 Konto zur Synchronisierung von E-Mails nutzt, sondern auch noch ein weiteres IMAP-Postfach eines anderen Providers, hast du eh schon mehrere Konten auf der linken Seite in deiner Outlook Navigation.
In meinem Beispiel ist die Mitarbeiterin Maria nun gleichermaßen berechtigt, das freigegebene Postfach „Rechnungen“ vertreten zu dürfen.
Nachdem die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen wurde, und du dein Outlook mittels des Menüs „Datei“ –> „Beenden“ ordentlich beendet hattest, sollte nach dem erneuten Öffnen von Outlook das freigegebene Postfach automatisch hinzugefügt worden sein.
Nun gibt es zwei Varianten, die ich gerne ansprechen möchte:
- Du hast bereits ein zusätzliches, externes Postfach in deinem Outlook eingebunden.
- Du nutzt bislang nur das eine Konto in deiner Organisation.
Variante A:
Beim Verfassen einer neuen E-Mail brauchst du nun nur den richtigen Absender auswählen, wenn du als Vertreter mit deiner Mail auftreten möchtest.
Variante B:
Zunächst wählst du in deinem E-Mail-Fenster aus dem Menü „Optionen“ das „Von“ aus.
Nun musst du das „Von“ aufklappen und „eine weitere E-Mail-Adresse“ hinzufügen. In 4 weiteren Schritten kannst du die Vertretungs-Adresse hinzufügen.
Bei allen weiteren E-Mails als Vertreter(in) wird dir die neue Absender-Adresse beim Aufklappen des Absenders automatisch mit angezeigt.
Nutzung im neuen Outlook
Das neue Outlook hat etliche, neue Wege zur Bearbeitung von E-Mails. Klar, dass sich Benutzer, die bereits seit einigen Jahren mit Outlook gearbeitet haben, sich nun an einige Umstellungen gewöhnen müssen. Das mag aufwendig klingen, ist es aber im Falle der freigegebenen Postfächer nicht.
Denn Microsoft hat sich bei der Umsetzung dieser Funktionalität etwas Gutes überlegt:
Als Vertreter(in) befindest du dich immer noch in derselben Organisation, wenn du Rechnungen, Service-Anfragen oder sonstige Vertretungen übernimmst.
Deshalb sind die für dich freigegebenen Postfächer nun nicht mehr als separates Konto gelistet, sondern „integriert“ als „Für mich freigegeben“.
Nun kannst du einfach die vorhandene Navigation in deinem Konto erweitern, beziehungsweise anklicken, um die Standard-Ordner des freigegebenen Postfachs einsehen zu können.
Wie kannst du im neuen Outlook eine E-Mail über ein freigegebenes Postfach versenden?
Über die neuen Wege und das Erlernen neuer Gewohnheiten haben wir schon gesprochen. Doch so neu ist der Weg gar nicht. Es ist lediglich eine Einstellung, die leider nicht direkt per Standard eingeblendet wird. Diese Einstellung heißt „Absender einblenden“. Diese Option aus dem Reiter / Ribbon „Optionen“ musst du aktivieren, wenn du eine neue E-Mail schreibst.
Nur kurz zum Verständnis, oder als Eselsbrücke:
In der Regel möchtest du E-Mails über dein eigenes Konto versenden. Das machst du eventuell auch „mal eben zwischendurch“ ohne darüber nachzudenken. So weit, so gut.
Wenn du als Vertreter antwortest oder eine neue E-Mail verfasst, ist das eher die Ausnahme, oder besser gesagt, etwas Besonderes. Du tust es bewusst einmalig in diesem Moment. Und das ist der Moment, wo du als „anderer Absender“ agierst.
Es ist eine Option. Und deshalb musst du diese Option erst aktiv auswählen.
Zugegeben, das Aktivieren der Option „Absender einblenden“ und die Auswahl des richtigen Absenders sind zwei Klicks. Früher war es ein Klick, da dir die Auswahl des richtigen Absenders bereits automatisch eingeblendet wurde (weil mehr als ein Konto verknüpft ist). Übrigens: Das Nicht-Einblenden des Absenders passiert im neuen Outlook aber nur, wenn du neben deinem Microsoft 365 Konto kein weiteres, externes Postfach eingebunden hast.
Kurzum:
Im neuen Outlook ist die Funktion des freigegebenen Postfachs genauso wie früher verfügbar, nur an einer anderen Stelle – eben integriert ist das Konto derselben Organisation.
Nutzung im Web
Outlook im Web hat zwar, verglichen mit dem neuen Outlook, ein sehr ähnliches „Look and Feel“. Dennoch ist die Nutzung von freigegebenen Postfächern grundlegend anders.
Warum ist das so?
Nun ja, Outlook im Web ist eben unabhängig von „neu“ oder „alt“. Daher ist – zu mindestens aktuell noch – die Anzeige des „Vertretungs-Postfachs“ anders.
Nachdem du dein Outlook innerhalb deiner Organisation im Web aufgerufen hast, siehst du eben keinen Ordner namens „Für mich freigegeben“, sondern klickst oben rechts auf dein Profilbild, beziehungsweise den Kreis mit den Initialen, falls du noch kein Bild hinterlegt haben solltest (1). Anschließend wählst du den Link „Weiteres Postfach öffnen“.
Nun tippst du den Namen des freigegebenen Postfachs ein und wählst dieses aus:
Wenn du jetzt auf „Öffnen“ klickst, wird dir das freigegebene Postfach in einem neuen Reiter deines Browsers angezeigt und du kannst dort alle weiteren Aufgaben erledigen.
Selbst wenn du nun noch die oben genannten Optionen wie in den Desktop Apps von Outlook anwendest, um dir die Absender-Adresse anzeigen zu lassen, bleibt die Auswahl lediglich beim Absender des freigegebenen Postfachs. Tja, irgendwie auch logisch, denn du befindest dich ja in einem weiteren Reiter deines Browsers, der keinerlei Beziehung zu anderen geöffneten Reitern hat.
Im Prinzip finde ich persönlich diese Lösung auch nicht schlecht, da ich damit eine klare Trennung habe, in welchem Postfach ich mich befinde. Nachteilich wäre die Aktion zu bewerten, dass ich immer wieder ein paar Klicks ausführen muss, wenn da nicht die Zauberwörtchen „Browser Favoriten“ und „Browser Profil“ wären. Denn darüber kann ich einen schnellen Aufruf des zusätzlichen Postfachs mit einem Klick erreichen.
Fazit
Egal, ob du mit dem neuen Outlook, dem alten Outlook oder deinem Webbrowser auf deine oder andere E-Mails schaust, wie immer gilt: „Viele Wege führen nach …“ Redmond?
Tja, in Microsofts Software-Schmiede muss man halt vielen unterschiedlichen Kundenanforderungen und gleichzeitigen Software-Versionen gerecht werden.
Ich hoffe, dieser Blogbeitrag zu den freigegebenen Postfächern wird dir in deiner Arbeit weiterhelfen.
